Preguntas Frecuentes

Área de Personal

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¿Cuáles son los requisitos para que se reconozca la deuda del Decreto de Urgencia N° 037-94?

El Decreto de Urgencia N° 037-94 corresponde sólo al personal administrativo (activo y cesante) ubicados en los grupos Auxiliares, Técnicos, Profesionales y Funcionarios. No es de alcance al profesorado de conformidad con la sentencia del tribunal constitucional. Para que se reconozca la deuda generada se debe presentar:

  • Formulario de solicitud dirigida a la entidad.
  • Copia de DNI.
  • Copia de talones de pago de julio 1994 al 31-12-2011.
  • Resolución de nombramiento (Activos).
  • Resolución de cese (pensionistas).
  • Resolución de contratos (solo para los que tuvieron vínculo laboral por cortos periodos).

¿Cuáles son los requisitos para que se otorgue el Subsidio por Luto y Gastos por Sepelio?

Este beneficio es para el personal docente y administrativo que se encuentren en actividad o pensionista al momento que fallece el cónyuge, hijo, madre o padre. El reconocimiento se efectúa previa presentación de la siguiente documentación:

  • Formulario de solicitud dirigida a la entidad.
  • Copia de DNI.
  • Copia Partida de defunción.
  • Copia de partida de nacimiento (hijos) esposo (matrimonio).
  • Copia de 3 últimos talones de pago a la fecha de defunción
  • Boleta o factura de gastos a nombre del solicitante.

¿Cómo se efectúa el proceso de selección para docentes en los Institutos de Educación Superior Tecnológico y/o Pedagógico?

Los procesos de selección de personal docente, administrativo y asistentes de taller se efectúa directamente en cada Institución de Educación Superior tomando en cuanto la normatividad vigente para cada proceso.

¿Qué documentos debo presentar si quiero renunciar al cargo de docente o administrativo?

En caso de los que pertenecen al DL 19990 o AFP

  • Formulario de solicitud dirigida a la entidad, con la firma legalizada o fedateada.
  • Copia de DNI.
  • Copia RD de nombramiento.
  • Copia 3 últimos talones de pago a la fecha de cese.

En caso de los que pertenecen al DL 20530

  • Formulario de solicitud dirigida a la entidad, con la firma legalizada o fedateada.
  • Copia de DNI.
  • Copia RDR de nombramiento.
  • Copia 12 últimos talones de pago a la fecha de cese.
  • Copia de título profesional.
  • Copia de RDR de acumulación de estudios.
  • Copia de RDR de incorporación al DL 20530 (si tuviera).

Área de Abastecimiento

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¿Cuáles son los requisitos para solicitar Copia de Contrato y/o Constancia de Trabajo?

  • Formulario Único de Trámite FUT, detallando el periodo, unidad y o área donde se elaboró.
  • Adjuntar copia DNI.
  • Duración 2 días hábiles.

¿Cuáles son los requisitos para solicitar una Copia de Orden de Servicio del Proveedor?

  • Formulario Único de Trámite FUT, detallando los bienes o servicios prestados.
  • Copia de Ficha RUC.
  • Copia de DNI del representante legal.

¿Cuáles son los requisitos para solicitar Carta de Presentación de Proveedores?

  • Formulario Único de Trámite FUT.
  • Carta de presentación (Folleto y tarjeta personal).

¿Cuáles son los requisitos para solicitar préstamos de Auditorios?

  • Formulario Único de Trámite FUT.
  • Oficio (detallando el evento, la fecha y cantidad de personas).
  • Duración 01 día para su coordinación.

Oficina de Control Patrimonial

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¿Qué significa SIMI?

Software de Inventario Mobiliario Institucional.

¿Cómo puedo obtener el SIMI actualizado?

Para el caso de los institutos, pueden solicitar por escrito copia del instalador a la Oficina de Control Patrimonial de la Drelm, previa autorización del Jefe de la Unidad.

También pueden descargarlo de la página Web de la SBN, previa solicitud por escrito a esta entidad. La Dirección de Registro y Catastro de la SBN le asignará unos códigos de Usuario y clave para el acceso de la descarga.

¿Cuál es la versión actual del software de inventario?

Es el SIMI Versión 3.5.

¿Cómo actualizar el catálogo del software de inventario?

Descargar de la página Web de la SBN el actualizador: Tipobien.zip (64kb), descomprimirlo, copiar archivo descomprimido en drive C:, en el SIMI menú Catálogo/Actualizar Catálogo.

¿El SIMI permite el cálculo de la depreciación?

No, estos cálculos deben realizarse en Excel.

¿Cómo elaborar el inventario físico?

El inventario físico debe elaborarse en cuatro (4) fases: Fase Previa o de Planificación, Fase de campo o de Verificación Física, Fase de Gabinete y por último la Fase de Conciliación.

La fase de campo o de verificación física es la más compleja e importante del proceso de inventario. Involucra el levantamiento de información sobre la totalidad de los bienes patrimoniales que existen físicamente en el instituto, a una fecha dada. Para el caso, se diseñó el formulario denominado “Ficha de Levantamiento de Información”, que constituirán las hojas de trabajo que sustente el trabajo de campo.

El levantamiento de información puede realizarse el “Barrer” o “Selectivamente”, de acuerdo al criterio de los inventariadores.

Básicamente, los que elaboren el inventario, sean personal del instituto o terceros, deben acreditar capacitación en Administración de Bienes Patrimoniales, mínimos de 80 horas lectivas, ser profesionales o técnicos debidamente certificados, acreditar experiencia laborar en toma de inventarios, mínimo de 1 año; todo esto en mérito de lo dispuesto en la Ley Nº 30047, y su aplicación supletoria para el caso de contratación de terceros.

¿Qué documentos debe contener el informe de inventario físico anual?

Para el caso de la Unidad Ejecutora 017 y sus Unidades Operativas, la siguiente documentación:

  • Copia de Organigrama Estructural del Instituto.
  • Resolución Directoral de Conformación de la Sub Comisión de Inventario.
  • Acta de Instalación de Sub Comité de Inventario.
  • Cronograma de actividades.
  • Plan de Trabajo de la Sub Comisión de Inventario.
  • Acta de Inicio y Cierre del Proceso de Toma de Inventario.
  • Reporte de Bienes por Local – En General.
  • Formatos de Levantamiento de Información, visados por los miembros de la Sub Comisión de Inventario (Hoja de Captura de Información).
  • Informe Final de Inventario, suscrito por todos los miembros de la Subcomisión de Inventario.
  • Relación de Bienes Nuevos adquiridos en el presente año, consignando detalles técnicos, y por fuente de financiamiento (00 Rec.Ord. y 09 RDR). Adjuntando copias simples legibles de las facturas, boletas de ventas y guías de remisión con los que se adquirieron los bienes; así como copias de pecosas relacionadas con estos bienes muebles.
  • Relación de Bienes Faltantes de Inventario, consignando detalles técnicos.
  • Relación de Bienes Sobrantes de Inventario, consignando detalles técnicos.
  • Relación de Bienes Donados a favor de la entidad en el presente año, adjuntando copia de la resolución de aceptación de donación.
  • Relación de Bienes Cedidos en Uso a otras entidades, adjuntado copia simple del convenio y el Acta de Recepción-Entrega.
  • Relación de Bienes Recibidos en Uso de otras entidades, adjuntando copia de Acta Recepción-Entrega.
  • Relación de Bienes que se encuentran en condición de Chatarra, con detalles técnicos y fotos en archivo JPG.
  • Relación de bienes propuestos para su baja, consignando detalles técnicos y los respectivos expedientes de Informes Técnicos.
  • Relación de Bienes pendientes de disposición final (Bienes que han sido de bajas con Resolución pero que siguen en poder del instituto).
  • Relación de Bienes No Catalogados (No Codificados), consignando detalles técnicos.
  • Cuadros de Depreciación de Bienes, actualizados a Diciembre de 2012, clasificados por cuentas contables.
  • Copia de seguridad de la Base de datos del SIMI Versión 3.5 actualizada hasta el fascículo 15 (BACKUP35.ZIP).
  • Formatos de Desplazamiento Interno y Externo de Bienes Patrimoniales.
  • Cuadros de Modificaciones de Denominaciones y Codificaciones de los bienes muebles activos, indicando el motivo (Ejemplo de Monitor a Color a Monitor Plano).
  • Cuadro de bienes eliminados por modificación de bienes.
  • Actas de Conciliaciones Internas (OCP-Abastecimiento-Tesorería)
  • Copia de Auto valúo, por cada local.

 

¿Es necesario constituir una Comisión de Inventario?

SÍ, de acuerdo al Artículo 22º de la Resolución Nº 039-98/SBN, que es el documento normativo que reglamenta el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado; y sus modificatorias.

 

¿Con que documento constituyo dicha subcomisión?

Con Resolución Administrativa, emitida por el Director General del instituto, y por el periodo que corresponde la toma de inventario.

 

¿A quién debo presentar el inventario físico en la DRELM?

Su presentación debe realizarse con oficio, adjuntando la documentación a través de la Oficina de Trámite Documentario de la DRELM, con atención a la Jefatura de Unidad de Administración, Oficina de Control Patrimonial.

 

¿Quién otorga la Constancia de Conformidad por elaboración de inventario físico por parte de terceros?

Según la Ley de Contrataciones del Estado, debe ser el Área Usuaria. Para el caso de toma de inventario el requerimiento de contratación de servicios de terceros debe realizarlo la Subcomisión de Inventario; por lo tanto, son ellos quienes deben otorgar la constancia de conformidad del servicio.

 

¿Es necesario presentar los cuadros de depreciación actualizados en los reportes de inventarios?

Sí, para sustentar registros contables y actualización de datos en el SIMI de los bienes muebles registrados en la Cta. 1503, Activos No Financieros sujetos a depreciación.

 

¿Los cálculos de las depreciaciones, debe efectuarlo necesariamente un Contador Público?

No necesariamente. Pueden ser también técnicos contables que acrediten experiencia en dicha labor.

 

¿Cuáles son los porcentajes de depreciación aplicables a los bienes patrimoniales?

Porcentajes anuales establecidos en el numeral 5.2. del Instructivo Nº 2:

  • Edificios: 3%
  • Infraestructura pública: 3%
  • Maquinaria, equipo y otras unidades para la producción: 10%
  • Equipo de transporte: 25%
  • Muebles y enseres: 10%

Porcentaje precisado en el Artículo 6º de la Resolución de Contaduría Nº 184-2005-EF/93.01:

  • Equipos de cómputo: 25%

 

¿Cómo determino el importe la depreciación?

Según numeral 69 de la NIC SP 17, El importe depreciable de un activo se determina después de deducir su valor Residual.

 

¿Qué es el alta de bienes?

El alta es la incorporación física y contable de bienes muebles al patrimonio del instituto. Se autoriza mediante resolución administrativa con indicación de las causales que las originaron.

 

¿Qué es la baja de bienes?

La baja es la extracción física y contable de bienes muebles del patrimonio del instituto. Se autoriza con resolución administrativa con indicación de las causales que las originaron.

 

¿Cuáles son las normas legales que regulan los procedimientos de alta y baja de los bienes patrimoniales?

Principalmente, la Directiva Nº 004-2002/SBN aprobado con Resolución Nº 021-2002/SBN.

 

¿Para el Alta y baja debo constituir el Comité de Altas, Baja y Enajenaciones?

No, porque el Artículo 2º del D.S. Nº 042-2006-EF, deroga artículos relacionados con el CABE del D.S. Nº 154-2001-EF.

Además, la Primera Disposición Complementaria Derogatoria del D.S. Nº 007-2008-VIVIENDA deroga el Reglamento General del procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal, aprobado por el D.S. Nº 154-2001-EF y modificatorias, así como todas aquellas normas que se opongan a los dispuesto en el Reglamento de la Ley Nº 29151.

 

¿Quién se encarga de tramitar la baja de bienes muebles del instituto?

En el instituto, el encargado de tramitar la baja de los bienes muebles es el Responsable de la Oficina de Control Patrimonial en coordinación con el Jefe de Administración.

 

¿Qué son bienes chatarras?

Son bienes muebles que por su estado avanzado de deterioro, impide cumplir las funciones para las que fue diseñado y cuya reparación es imposible u onerosa.

Los bienes chatarras sobrantes de inventario ¿Debo incorporarlo al inventario?

No deben ser incorporados en el patrimonio del instituto. Se debe disponer directamente de ellos mediante subasta.

 

¿Qué hacer con los bienes chatarras dados de baja?

Los bienes muebles dados de baja con resolución administrativa, deben ser subastados en acto público, dentro de los 5 meses, computados a partir de la fecha de emisión de la resolución de baja.

 

¿Se puede regularizar la transferencia de bienes realizados en periodos anteriores?

Sí, mediante resolución administrativa, indicando “en vías de regularización”, adjuntando anexo de los detalles de los bienes.

 

¿Es necesario comunicar a la UGEL de la jurisdicción la baja de bienes para que estos sean destinados a los Centros Educativos?

Sí, por 30 días hábiles computados a partir de la fecha de recepción de la resolución de Baja; según numeral 4.3 del D. S. Nº 013-2004-EF.

 

¿Cuál es la Ley que regulan los procedimientos para asignar bienes dados de baja a los centros educativos?

Es la Ley Nº 27995 y su Reglamento aprobado por D.S. Nº 013-2004-EF.

 

Los bienes recibidos en transferencia o donación ¿Deben ser incorporados directamente al patrimonio de la entidad a través de su registro en el SIMI?

No, deben ser previamente autorizados con resolución administrativa. Para el caso de las donaciones, vía resolución administrativa, requieren su aceptación y autorización para su incorporación al patrimonio del instituto. Para nuestro caso, la resolución administrativa debe ser emitida por la unidad ejecutora; es decir, por la DRELM.

 

¿Qué es saneamiento?

Son acciones administrativas, contables y legales que se realizan para regularizar la situación de los bienes muebles patrimoniales sobrantes y faltantes.

 

¿Hasta qué fecha se puede realizar acciones de saneamiento de bienes muebles?

Solamente hasta el 31 de diciembre del presente año, según la Resolución Nº 110-2012/SBN.

 

¿Qué significa RAEE?

Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos.

 

¿Es nuevo esta normatividad?

Sí, vigente a partir del mes de mayo del presente año, fecha en que se emitió la Resolución Nº 027-2013/SBN que aprobó la Directiva Nº 003-2013/SBN, denominada “procedimientos para la Gestión Adecuada de los Bienes Muebles Estatales Calificados como Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos.

¿Qué bienes califican como RAEE?

 

Los bienes que están totalmente deteriorados, que es imposible su reparación, que contenga elementos contaminantes y que para su funcionamiento requirieron de enchufe a una toma de corriente eléctrica.

En otras palabras, califican todos los aparatos eléctricos en situación de residuos.

Tesorería

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¿Cómo tramito mi Constancia de Pagos?

Solicitud o FUT dirigido al Director de la DRELM, indicando el apellido y nombre del usuario, dirección, teléfono, correo, los años por los que solicita su constancia de pagos señalando institución donde laboro, si puede adjuntar copias de boletas de pago para facilitar la búsqueda, copia de DNI y derecho de pago en caja, tiempo aproximadamente de entrega de 15 a 30 días.

¿Cómo requiero una reprogramación de cheque no cobrado?

 

FUT dirigido al Director de la DRELM, indicando los meses por los cuales solicita reprogramación de cheque adjuntando copia del cheque si lo tuviera y del DNI, Resolución en los casos que corresponda, tiempo aproximado del trámite para volver a cobrar su cheque 5 días, no tiene costo.

¿Cómo tramito un duplicado de recibo de caja?

FUT dirigido al Director de la DRELM indicando los motivos del pedido y poniendo los mayores datos posibles del recibo pagado como fecha, monto pagado, apellidos y nombres y si fuera posible número de recibo, no tiene costo, tiempo aproximado de entrega de documento solicitado 3 días, se entrega una constancia de pago.

¿Cómo realizo una Devolución de dinero pagado en caja?

 

Si la devolución se solicita el mismo día que se pagó, se solicita en caja adjuntando el original del recibo, si fuera otro día se requiere con un FUT dirigido al Director de la DRELM solicitando la devolución y adjuntando el original del recibo pagado, tiempo aproximado de devolución de 2 a 3 días, no tiene costo.

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Jr. Julián Arce N° 412. Santa Catalina. La Victoria, Lima-Perú